10 Tipps für eine gute Kommunikation im Beruf und privat – für mehr Kommunikationserfolg
Tipps, die Sie im Beruf und Ihrer Karriere weiterbringen
Die meisten von uns kennen das: der Schreibtisch ist voll, das Telefon klingt, der Email-Postkosten geht über, der Chef wartet auf eine Präsentation. Wir sind unter Stress und leider steigt bei vielen Menschen unter Anspannung auch die Fehlerquote. Aus dem Mentaltraining kennen wir verschiedene Methoden, die uns helfen, besser mit stressigen Situationen umzugehen.
Mein persönlicher Tipp: In der Ruhe liegt die Kraft.
Meine 5 Strategien gegen Stress am Arbeitsplatz
1. Realistische Ziele setzen
Ein Ziel ist ein Ort oder ein Zustand, den wir erreichen möchten. Sich ein Ziel zu setzen, ist erst der Anfang. Wie man richtig Ziele setzt, kann man lernen:
1. Setzen Sie sich ein konkretes Ziel. Es reicht nicht, wenn Sie beispielsweise denken: „Ich möchte erfolgreicher sein.“ Gehen Sie ins Detail und beschreiben Sie für sich selbst, was Erfolg ausmacht, woran Sie konkret den Erfolg messen. Bleiben Sie dabei realistisch. Wenn Sie bisher noch nie gelaufen sind, werden Sie nicht gleich mit einem Marathon starten.
2. Formulieren Sie Ihr Ziel schriftlich.
3. Machen Sie sich bewusst: Warum will ich das? Was motiviert mich? Was ist meine intrinsische Motivation?
4. Setzen Sie sich einen Zeitrahmen und nutzen Sie die Möglichkeit, neben einem langfristigen Ziel auch kurzfristige Ziele zu formulieren, damit erhöht sich die Erfolgschance.
5. Formulieren Sie ihr Ziel positiv: Sie wollen nicht weg von etwas, sondern hin zu etwas Neuem. Also sagen Sie nicht: Ich will nicht mehr übergewichtig sein. Sondern: Ich ernähre mich gesund und wiege in einem halben Jahr soundsoviel Kilo.
2. Prioritäten setzen
Prioritäten schaffen Ordnung. Nützen Sie Begriffe wie dringend, sehr wichtig, wichtig, weniger wichtig, nützlich… und schreiben Sie ein Übersichtsliste mit allen Aufgaben. Ich persönlich mache das jede Woche – handschriftlich und hebe die wichtigsten Aufgaben mit einem Marker hervor. Was nicht geschafft wurde, wandert auf die Liste der kommenden Woche.
3. Nein sagen
In meinen Trainings formuliere ich gerne: „Nein ist ein Satz“. Vielen von uns fällt es schwer, diese vier Buchstaben auszusprechen, weil wir Angst vor den Konsequenzen haben und sie verlieren sich in langen Erklärungen. Nein sagen kann man lernen. Meine wichtigste Erkenntnis zu diesem Thema: Es genügt das Nein. Höflich, aber bestimmt. Auch eine Absage lässt sich freundlich formulieren. Beispiel: Danke, dass Du mit diesem Problem auf mich zukommst. Ich arbeite gerade an einem wichtigen Projekt. Bitte suche Dir Unterstützung bei einem anderen Kollegen.
4. Fokus auf Lösungen
Gerade wenn wir Stress haben, verfallen wir gerne ins Jammern. Wir sehen den Berg an Arbeit, wir ärgern uns, wir zerbrechen uns den Kopf über Probleme, statt uns auf die Suche nach Lösungen zu begeben. Wenn wir uns auf das Ziel fokussieren und in unserer Haltung positiv bleiben, kommen wir schneller zu einer Lösung.
5. Ruhe und bewusste Pausen
Gerade wenn wir viel zu tun haben, braucht unser Gehirn dazwischen immer wieder eine kleine Auszeit. Kurze Ruhephasen wirken wie ein Wunder. Regeneration ist wichtig – auch zwischendurch. Wie im Sport sollte nach jeder anstrengenden Phase eine Zeit der Entspannung folgen. Aufstehen, ein paar Schritte gehen, sich ein Glas Wasser aus der Küche holen oder vielleicht ein paar Schritte im Park spazieren gehen, frische Luft einatmen, jedenfalls weg vom Bildschirm. Kleine Auszeiten erhöhen die Konzentrationsfähigkeit. Nach einer kurzen Pause sind wir wieder leistungsfähiger und haben einen freien Kopf.
„Suche nicht nach Fehlern, suche nach Lösungen!“
In unserer Gesellschaft neigen wir dazu, Fehler als Defizit zu betrachten, anstatt als Möglichkeit zur Weiterentwicklung. Viele von uns denken ungern an ihre Schulzeit zurück, aus verschiedenen Gründen, darunter auch der Umgang mit Fehlern im Schulsystem. Fehler und Schwächen gelten oft als Zeichen des Versagens. Jeder Fehler wird markiert und je mehr Fehler ein Schüler macht, desto schlechter werden die Noten. Gespräche zwischen Lehrern und Schülern konzentrieren sich oft ausschließlich auf Fehler, anstatt auch positive Aspekte hervorzuheben oder Fehler als natürlichen Bestandteil des Lernprozesses anzuerkennen. Dies führt dazu, dass in der Schule die Vermeidung von Fehlern oberste Priorität hat. Doch diese Herangehensweise ist kontraproduktiv, denn das Gehirn lernt aus Fehlern. Wer versucht, Fehler zu vermeiden, traut sich weniger, verliert an Selbstbewusstsein und Eigeninitiative.
Der Spruch „Aus Fehlern wird man klug“ ist bekannt. Wir können alle lernen, positiv mit Fehlern umzugehen, anstatt bei jeder Kleinigkeit eine Katastrophe heraufzubeschwören. Eine positive Fehlerkultur beginnt mit der Akzeptanz von Fehlern. Fehler sind nichts, wofür man sich schämen muss. Sie sind Ansporn, Dinge zu verbessern. Fehler sollten als Teil des Weges betrachtet werden, der zum Ziel führt. Ähnlich wie die japanische Kaizen-Philosophie, die besagt, dass es immer etwas zu verbessern gibt.
Eine positive Fehlerkultur betrachtet Fehler sachlich und trennt zwischen Person und Handlung. Niemand ist perfekt, daher können Fehler passieren. Es geht nicht darum, wer den Fehler gemacht hat, sondern wie er passiert ist. Bewusstsein darüber, dass aus Fehlern neue Ideen und Entwicklungen entstehen können, ist entscheidend.
Als Führungskraft ist es wichtig, Fehler einzugestehen und das Lernpotenzial zu verdeutlichen. Durch Offenheit und Ehrlichkeit ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Ihnen zu folgen und Fehler schneller zuzugeben, was oft Schaden verhindern kann.
Merkmale einer positiven Fehlerkultur:
- Offener Umgang mit Fehlern
- Respekt für Fehlereingeständnisse
- Fokus auf Lösungen und die Zukunft
Zu einer positiven Fehlerkultur gehört auch eine konstruktive Feedback-Kultur und Kommunikation. Offene Kommunikation ohne Strafen ermutigt Mitarbeiter, Fehler zuzugeben, was die Möglichkeit einer schnellen Behebung des Schadens erhöht. Eine positive Fehlerkultur steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter, fördert ihre Entwicklung und erhöht ihre Motivation. Das Ignorieren von Fehlern hemmt die Entwicklung und verhindert Lösungen und Innovationen.
Für Führungskräfte bedeutet dies Selbstreflexion und Überprüfung ihrer eigenen Fehlerkultur. Eine positive Einstellung zur Fehlerkultur und ein konstruktiver Umgang mit Fehlern fördern eine wertschätzende Kommunikation und lösungsorientiertes Handeln. Wenn ein Mitarbeiter einen Fehler zugibt, sollte dies als Chance betrachtet und gemeinsam nach Lösungen gesucht werden, wie solche Fehler vermieden werden können.
Gemäss dem Motto von Henry Ford: Suche nicht nach Fehlern, suche nach Lösungen!
Sie möchten Ihren Umgang mit Fehlern analysieren und vom Problemdenken hin zu Lösungen kommen, sehr gerne berate ich Sie. Schreiben Sie mir genre Ihr Anliegen!
Workshops und Meetings mit der Moderations-Methode erfolgreich gestalten
Was ist der Vorteil der Moderations-Methode?
Die Moderations-Methode ist das inhaltslose Begleiten und Steuern eines Prozesses innerhalb einer Gruppe – bei Workshops, Meetings, Arbeitsgruppen und Veranstaltungen. Dabei hat der Moderator einen Blick auf das Thema und das Ziel, ordnet und strukturiert die Inhalte und Beiträge aus der Gruppe, aktiviert die Teilnehmer und lädt zur Interaktion ein. Im sogenannten Interaktions-Dreieck zwischen Moderator, Thema und Gruppe übernimmt der Moderator auch den Beziehungsaufbau, gibt Hilfestellung, löst Konflikte und steuert den Informationsfluss. Auch soll der Moderator Transparenz rund um das Thema und seine Hintergründe beziehungsweise die Ziele liefern. Ein guter Moderator motiviert die Teilnehmer zudem, sich aktiv am Prozess zu beteiligen, er achtet auf die Zeit und er fasst die Ergebnisse zusammen. Dabei rückt seine eigene Meinung in den Hintergrund.
Was braucht ein Moderator für diesen Arbeitsprozess?
In erster Linie braucht ein Moderator Organisationstalent und eine gute Kommunikations-Fähigkeit beziehungsweise Empathie. Er muss sich um ein gutes Klima zwischen den Teilnehmern ebenso kümmern wie um die Motivation der Gruppe. Er soll die gängigen Fragetechniken beherrschen und aktiv zuhören können. Er braucht Einfühlungs- und Durchsetzungsvermögen, um die Gruppe und den Arbeitsprozess steuern zu können und natürlich auch Konfliktfähigkeit. Er muss sachlich bleiben, geht lösungsorientiert vor und lässt sich nicht so leicht aus der Ruhe bringen. Um die angestrebten Ergebnisse zu erreichen, sollte der Moderator auch zielorientiert sein und in seinem Werkzeugkoffer über genügend Techniken und Verfahren haben, um den Gruppen-Prozess situativ sinnvoll steuern zu können.
Warum ist Moderation so wichtig?
Moderation ist der Schlüssel zu erfolgreichen Online-Meetings aus mehreren Gründen:
- Struktur und Fokus: Ein Moderator sorgt dafür, dass das Meeting strukturiert abläuft und auf das Ziel ausgerichtet ist. Dadurch wird vermieden, dass die Teilnehmer sich in endlosen Diskussionen verlieren oder vom eigentlichen Thema abkommen.
- Chancengleichheit: In großen Meetings kann es schwierig sein, jedem Teilnehmer die Möglichkeit zu geben, sich zu äußern. Ein Moderator kann sicherstellen, dass alle zu Wort kommen und niemand übersehen wird.
- Zeitmanagement: Moderatoren sind dafür verantwortlich, die Zeit im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass das Meeting pünktlich endet. Dies ist besonders wichtig, da viele Menschen vollgepackte Terminkalender haben.
- Konfliktlösung: Konflikte und Meinungsverschiedenheiten können in Meetings auftreten. Ein guter Moderator kann diese Konflikte erkennen und effektiv lösen, um den Gesprächsfluss aufrechtzuerhalten.
- Teilnehmerengagement: Durch interaktive Elemente wie Umfragen, Fragen und Diskussionen kann ein Moderator sicherstellen, dass die Teilnehmer aktiv am Meeting teilnehmen und nicht einfach nur passiv zuhören.
Erfolgreich mit Moderation
Wenn man den Moderator mit einem Steuermann vergleicht, dann setzt er die Segel und hält das Ruder fest in der Hand. Wenn der Moderator erfolgreich sein will, sollte er das Zitat von Jürg Meier festzurren:
„Nur wer weiß, wo er hinsegeln will, setzt die Segel richtig.“
Daher sind eine gute Vorbereitung für eine Business-Moderation für Workshops, Meetings und Besprechungen und das Einsetzen von erprobten Moderations-Methoden der Schlüssel zum Erfolg. Wenn Sie beliebte und bewährte Moderationsmethoden kennenlernen möchten, empfehle ich Ihnen mein neues E-Book Führungsinstrument Moderation oder mein E-Book „Methodenkoffer Moderation“. In diesem praktischen E-Book finden Sie 22 beliebte Tools, die Sie einfach und effizient bei Ihren Business-Moderationen einsetzen können, um gut zu starten, um den Kreativitätsprozess anzuregen, um dem Meeting eine Struktur zu geben, eine Entscheidung herbeizuführen oder eine Gruppenarbeit zu steuern. Neugierig geworden?
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