Moderation von Online-Meetings und Workshops als Erfolgsgarant

Wer kennt es nicht seit dem Jahr 2020? Ein Online-Meeting jagt das nächste, die Gespräche sind öd, manche Teilnehmer reden endlos, andere kommen nie zu Wort und am Ende versanden die Aufgaben im Nirwana. Gute Meetings brauchen eine Moderation, das ist bei Online- oder Hybrid-Meetings oder Telefonkonferenzen noch viel evidenter als bei Präsenz-Besprechungen.

Vorteile von Moderation in Online-Meetings

Die Aufgabe der Moderation ist das Lenken und Steuern von Gesprächen, Besprechungen, Diskussionen, Workshops etc, um ein Ziel zu erlangen. Dabei fungiert der Moderator, die Moderatorin in der Regel als unbeteiligter, neutraler Begleiter. Der Moderator, die Moderatorin unterstützt alle Teilnehmer, insbesondere auch die zurückhaltenden, Beiträge zu äußern und bremst dominante Redner. ModeratorInnen von Online-Meetings geben den Rahmen vor, sorgen für Gleichgewicht bei den Wortmeldungen und unterstützen die Gruppe bei einer Entscheidungsfindung. Die Moderation, der Moderator ist dafür zuständig, dass das Gespräch beim Thema bleibt und muss ausufernde Diskussionen einschränken beziehungsweise die Teilnehmer wieder zurückholen zum eigentlichen Thema.

Meeting-Effizienz steigern

Die Moderato:innen sorgen auch dafür verantwortlich, dass die vorgegebene Zeit eingehalten wird und dass das Gespräch in dieser Zeit auch zu einem Ergebnis kommt beziehungsweise die Arbeitsaufträge verteilt sind und ein Protokoll erstellt wird.

Moderierende eines Online-Meetings sollten daher gängige Methoden der Themenbearbeitung und die nötigen Online-Tools dazu wie Whiteboard, Miro etc sowie verschiedene Interventions-Techniken beziehungsweise Frage-Techniken kennen. Ist der Moderator, die Moderatorin die Führungskraft, dann er/sie sollte natürlich auch gutes Feedback geben können und wissen, wie man herausfordernde Situationen meistert.

Was muss man als Moderator:in können und tun?

• Gedankenaustausch fördern
• Prozesse strukturieren
• Teilnehmer:innen aktivieren und motivieren
• Auf die Einhaltung der Regeln achten
• Offenheit und Transparenz schaffen
• Vorhandene Potentiale nützen
• Vorgegebenen Zeitrahmen einhalten
• Ergebnisse visualisieren, zusammenfassen und sichern

Die Rolle der Moderatorin, des Moderators ist vielfältig und anspruchsvoll

1. Meeting-Vorbereitung: Ein Moderator sollte das Meeting im Voraus gründlich vorbereiten, einschließlich der Erstellung einer Agenda und der Auswahl der richtigen Technologie.
2. Begrüßung und Einführung: Zu Beginn des Meetings sollte der Moderator die Teilnehmer begrüßen, die Agenda vorstellen und die Meeting-Richtlinien erläutern.
3. Gesprächsleitung: Während des Meetings ist der Moderator dafür verantwortlich, den Gesprächsfluss zu steuern, Fragen zu stellen, Diskussionen zu moderieren und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer gehört werden.
4. Zeitmanagement: Der Moderator muss die Zeit im Auge behalten und sicherstellen, dass das Meeting gemäß der Agenda voranschreitet.
5. Interaktive Elemente: Ein Moderator kann Umfragen durchführen, Fragen stellen oder Gruppenaktivitäten organisieren, um das Engagement der Teilnehmer zu fördern.
6. Konfliktlösung: Falls Konflikte oder Meinungsverschiedenheiten auftreten, sollte der Moderator diese diplomatisch angehen und nach Lösungen suchen.
7. Zusammenfassung und Abschluss: Am Ende des Meetings sollte der Moderator die wichtigsten Punkte zusammenfassen, nächste Schritte besprechen und sich bei den Teilnehmern bedanken.

Online-Meetings mit der Geheimwaffe Moderation besser machen! So gelingt es:

1. Gute Vorbereitung inklusive Technik-Check und fundierte Planung
2. Regeln erstellen und auf die Etikette achten
3. Aufmerksamkeit der Teilnehmer fokussieren
4. Interaktion ermöglichen und soziale Präsenz schaffen
5. Breakout-Sessions in Kleingruppen einplanen
6. Die richtigen Tools zur Präsention einsetzen – ABER: weniger ist mehr!
7. Moderator:innen haben die Aufgabe, zu lenken, Orientierung zu schaffen, zu motivieren und zur Effizienz des Meetings beizutragen

Tipps für eine erfolgreiche Moderation

• Klare Kommunikation: Moderator:innen sollten sich klar und verständlich ausdrücken, damit die Teilnehmenden den Gesprächsverlauf nachvollziehen können.
• Empathie: Empathie ist wichtig, um auf die Bedürfnisse und Emotionen der Teilnehmer:innen einzugehen.
• Technische Kompetenz: Der Moderator, die Moderatorin sollte mit der genutzten Technologie vertraut sein, um technische Probleme schnell lösen zu können und auch wichtige Tools für Online-Brainstorming oder Kollaboration kennen.
• Flexibilität: Flexibilität ist entscheidend, da Meetings nicht immer nach Plan verlaufen.
• Methodenvielfalt: Moderator:innen sollten einen großen Methodenkoffer bereithalten, um flexibel auf verschiedene Situationen reagieren und das Meeting effizient zum Ziel führen zu können. Tipp: Lesen Sie mein E-Book Führungsinstrument Moderation. Darin beschreibe ich 33 wirkungsvolle Methoden für Meetings, Besprechungen und Workshops

Moderation ist zweifellos die Geheimwaffe für erfolgreiche Online-Meetings. Sie trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern, die Teilnehmer einzubeziehen und sicherzustellen, dass Meetings produktiv sind. Wenn Sie also das nächste Mal ein Online-Meeting planen, vergessen Sie nicht, einen Moderator oder eine Moderatorin einzubeziehen – denn eine gut moderierte Sitzung kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.